KOMMUNIKATION & INFORMATION
Hemsida – om AFS har ett årligen återkommande arrangemang, som kanske ska uppfattas som något slags ”institution” är det bra om t ex SSM har en egen, permanent hemsida. Det är inte helt lätt att bygga moderna hemsidor och ska man ta in proffs kostar det en slant. Det jobbet slipper man om SSM hade en egen sida, istället för att göra en ny, med varierande resultat, varje år. Då är det också enklare för den klubb som ska arrangera SSM året efter att börja arbeta direkt efter att det förra avslutats. Ett framgångsrikt sälj kräver framförhållning och god planering.
Sociala medier – likaså gäller detta t ex Facebook, Twitter osv.
Samarbetet med AFS centralt har varit bristfälligt. Dålig information, inga svar på frågor via mail, svårt nå CS via telefon osv. För att kunna göra ett framgångsrikt SSM krävs även kommunikation mellan de olika arrangerande klubbarna år från år. Tillsammans med ett aktivt helikopterperspektiv från Schäferhundklubben centralt.
Det är viktigt att SSM dels ska uppfattas som ett arrangemang som engagerar HELA Schäfersverige, dels att Schäferhundklubben som organisation uppfattas som en tydlig avsändare till arrangemanget. Genom sin anonymitet och brist på engagemang har det nog varit si och så med detta 2011. Och därmed till förfång för hela arrangemanget. Tonen från CS kunde, absurt nog, emellanåt uppfattas som fientlig. Något som naturligtvis övergår sunt förnuft eftersom det är Schäferhundklubben själv som formellt är avsändare för hela SSM!
ORGANISATION
Funktionärer – det är viktigt att ha MÅNGA som jobbar med SSM! Ett litet fåtal som ensamma sliter i en grupp har svårt att skapa stor framgång. En fjäder gör ingen höna! Det blir också lätt så att en liten klick sliter hårt medan resten av Schäfersverige står bredvid och kritiserar. Det ökar
sammanhållningen och vi-känslan om fler engagerar sig för ett och samma mål.
Tidningen – Annonser – Anmälningar
Hanteringen av annonser i Schäfertidningen i samband med SSM (både egenannonser och
kundannonser) och hanteringen av anmälningar kan bara sammanfattas med ett ord: KATASTROF!
Det finns ingen upparbetad rutin för hur ett sådant här arrangemang ska hanteras. I alla fall inte för
det stora och sammansatta arrangemanget som var 2011. Inga flödesvägar, ingen organisation
bakom som hanterar produktionen på ett professionellt sätt osv. Leverantören URMA kunde
dessvärre inte hantera sin uppgift (som dessutom är en inköpt tjänst, alltså inget ideellt arbete) och
gjorde allting till en enda röra. Detta medförde ekonomisk skada för årets SSM. Tyvärr!
Inbetalningar
På grund at obefintlig kontakt med AFS egen kassör Håkan Hvitman fanns heller inga upparbetade rutiner för hur inbetalningar skulle ske, vare sig av anmälningsavgifter eller av inbetalningar för annonser/utställningsmontrar m m. I vilket fall inga som kom till vår kännedom. Detta gjorde att SSM 2011 led ekonomisk skada.
Ansvar
Det fanns ingen tydlig gräns mellan när ansvaret låg på Schäferhundklubben centralt och när det låg på klubben lokalt. Detta kändes väldigt otydligt. Ett ingenmansland!
Sälj
Det går att göra SSM framgångsrikt ekonomiskt men det kräver tid, tid, tid och personer som
engagerar sig. Och naturligtvis SAMARBETE mellan alla parter. Förslagsvis börjar säljet inför nästa års SSM redan när innevarande års arrangemang slutar. Och att man säljer riks, inte bara lokalt.
Sälj kräver alltså framförhållning samt att man alltid har ett proffsigt, tydligt och snyggt material att
maila ut till potentiella annonsörer, sponsorer och utställare. Samarbete vad gäller sponsorer krävs
också mellan AFS och de lokala arrangörerna så att den högra handen vet vad den västra gör. Så var inte fallet i år.
Rutiner
AFS borde utarbeta ett styrande dokument med olika kontrollpunkter som är lika för alla
arrangemang som har AFS som avsändare. Det skulle kännas genomtänkt och professionellt.
Media
Bland allmänheten finns ett mycket stort intresse för hund. Det visar inte minst de populära
programmen på teve som Hundcoachen, Mannen som talar med hundar samt ett antal nischade
tidskrifter och sajter om hund. Det är inget problem att få media att intressera sig för
hundarrangemang, bara man skickar ut information på ett professionellt vis och till rätt mottagare.
Källa: SD Skåne-Blekinge